De nombreuses entreprises ont établi des règles concernant ce qui peut être considéré comme des frais professionnels remboursables, en ne donnant que certains reçus, en ne dépassant pas certaines limites, ou en vous obligeant à remplir des documents. Vous devrez demander à l’équipe des ressources humaines de votre entreprise les spécificités de votre situation — ils peuvent avoir un formulaire en ligne disponible.
En fonction de ce qui est autorisé par votre entreprise, cela peut inclure des choses comme les frais de vidange d’huile et de service si vous conduisez beaucoup pour le travail. Ces frais sont généralement utilisés pour allouer des fonds aux coûts d’entretien du véhicule qui ne sont pas déduits du salaire ou d’autres avantages sociaux autorisés. Gardez à l’esprit que même ces frais doivent être raisonnables en proportion du coût total d’une utilisation raisonnable pendant la période demandée, bien que cela doive être conforme aux politiques établies par les RH.
Se faire rembourser ses frais de voyage professionnels
Commencez donc par vous renseigner auprès de votre entreprise sur le type de frais de déplacement qu’elle rembourse. En même temps, vous devrez tenir un registre de toutes vos dépenses professionnelles et créer un reçu pour chacune d’elles. N’oubliez pas que si vous êtes remboursé par votre entreprise, tous les reçus doivent être soumis pour être approuvés. Après avoir soumis des reçus pendant 7 à 10 jours, retournez dans l’application d’origine (il peut y avoir ou non une option indiquant « en cours de dépôt ») et regardez s’il y a du nouveau dans la rubrique « derniers remboursements » S’il apparaît au bout de 10 jours environ, félicitations ! Mais assurez-vous de garder la trace de tout ce qui a été fait dans l’application ; il arrive que les informations sur les hôtels soient échangées.
Quels sont les frais de voyage professionnels non remboursables ?
Les frais de voyage d’affaires non remboursables sont des frais liés à l’entreprise qui ne peuvent être remboursés s’ils ne sont pas utilisés. Les frais de voyage peuvent comprendre le transport terrestre, les frais d’hôtel, les billets d’avion, les indemnités journalières pour les repas et les frais accessoires pour l’hébergement non payés à l’avance ; les honoraires professionnels ; les articles divers (téléphone, télécopies) ; les frais de bagages ; les taxes.
Assurez-vous de demander à votre employeur quelle est sa politique en matière de frais de voyage d’affaires non remboursables avant de dépenser de l’argent pour quoi que ce soit de professionnel. Par exemple, vous disposez peut-être d’une carte de crédit d’entreprise offrant certains avantages. Il est donc important de savoir si l’achat est effectué avec des fonds personnels ou par le biais de cette carte de crédit – certaines entreprises offrent aux employés une exonération de certains types d’achats s’ils utilisent la carte de crédit de l’entreprise.
La conclusion ? Veillez à réclamer tous vos frais de déplacement professionnel et vous serez sur la voie d’une entreprise plus prospère. Gardez à l’esprit que vous devez attendre la fin de l’année avant de pouvoir bénéficier de toute déduction sur vos impôts, il faudra donc un certain temps pour qu’ils traitent tout. Mais si vous suivez ces règles simples, vous devriez pouvoir vous assurer que l’argent qui sort de votre poche lorsque vous voyagez pour le compte de votre entreprise ne reste pas sans remboursement.
