Les frais de voyage professionnel sont une part importante des dépenses d’une entreprise. Les professionnels de la comptabilité et les dirigeants d’entreprise ont donc tout intérêt à mettre en place des règles strictes et à gérer ces dépenses avec précision afin d’optimiser leur budget et d’améliorer leur performance. La maîtrise des coûts liés aux voyages d’affaires est aussi essentielle pour assurer le respect des règles fiscales et comptables et éviter les lourdes sanctions administratives ou financières.
Les différents types de frais de voyage professionnel : transport, hébergement, repas, frais annexes, etc.
Les principaux frais de voyage professionnel sont les frais d’hébergement et de restauration, les frais de transport (train, avion, voiture), et les frais annexes (frais bancaires, papeterie, etc.). Les entreprises peuvent également être amenées à prendre en charge des frais supplémentaires liés à l’organisation du voyage : réservation d’un taxi, achat de billets pour un spectacle ou un match ou encore location d’un véhicule.
Les règles fiscales et comptables pour la gestion des frais de voyage professionnel : TVA, notes de frais, remboursement, contrôle, etc.
TVA : La TVA appliquée aux dépenses liées aux voyages d’affaires dépend du pays concerné. Dans certains pays européens, la TVA peut être récupérée par l’entreprise. Dans ce cas, elle doit être mentionnée sur toutes les factures et tous les tickets de caisse. Les entreprises doivent alors produire une déclaration à la fin du trimestre afin de récupérer la TVA perçue.
Notes de frais : Une note de frais est un document rédigé par le salarié qui retrace le détail des dépenses réalisées durant ses voyages professionnels. Le salarié doit fournir tous les justificatifs nécessaires (factures, tickets de caisse) afin que l’entreprise puisse vérifier chaque poste de dépense et procéder au remboursement si nécessaire.
Remboursement : Le remboursement des frais engagés par le salarié durant ses voyages doit aussi être pris en compte. L’entreprise peut choisir d’effectuer le remboursement directement sur la fiche de paie du salarié ou bien en liquide. Dans ce second cas, l’entreprise doit être en mesure de justifier le montant du remboursement.
Contrôle : Afin de garantir que toutes les dépenses engagées dans le cadre des voyages professionnels sont nécessaires et conformes aux règles fiscales et comptables applicables à l’entreprise, il est important que cette dernière établisse des critères clairs et précis quant au type et au montant des dépenses pouvant être engagés. Ces critères doivent être connus par tous les salariés se rendant à l’occasion en mission et faire l’objet d’un contrôle régulier.
Les astuces pour optimiser la gestion des frais de voyage professionnel : outils de suivi, règles internes, négociation avec les prestataires, etc.
Outils de suivi : Il existe plusieurs outils permettant un suivi simple et pratique des déplacements professionnels. Ces outils offrent la possibilité de collecter facilement toutes les informations nécessaires (détails des déplacements, heures passés en mission, itinéraire…) mais aussi d’automatiser certaines tâches comme le calcul des indemnités kilométriques ou encore le calcul automatique des TVA collectée sur les factures émises par des prestataires étrangers.
Règles internes : Il est important que chaque entreprise établisse ses propres règles concernant les voyages professionnels. Ces règles doivent notamment traiter du type et du montant maximum autorisés pour chaque poste de dépense. Elles doivent aussi prévoir les modalités du remboursement des frais engagés par le salarié durant ses missions.
Négociation avec les prestataires: Il est possible pour une entreprise qui se déplace fréquemment pour des raisons professionnelles d’obtenir une remise sur ses factures grâce à une négociation avec les prestataires (hôteliers, compagnies aériennes…). Cette nouvelle approche permet aux entreprises de réduire significativement leurs coûts liés aux voyages professionnels sans compromettre le confort et la qualité des services proposés.
Les conséquences d’une mauvaise gestion des frais de voyage professionnel : risques financiers, impact sur la productivité et l’image de l’entreprise, etc.
Risques financiers: Une mauvaise gestion des frais engagés lors des voyages professionnels peut avoir un impact négatif sur la situation financière de l’entreprise. Cela peut se traduire par un manque à gagner important lié aux erreurs commises (factures non facturables à un client ou non conformes aux règles fiscales en vigueur) ou par une augmentation significative du montant total des indemnités versés au personnel qui se rend pour affaires en mission (dans ce cas le montant du remboursement sera trop important).
Impact sur la productivité: Un manque à gagner financier ne sera pas la seule conséquence d’une mauvaise gestion des déplacements professionnels. En effet, une mauvaise organisation aura aussi un impact négatif sur la productivité puisque certains salariés passeront trop longtemps loin du bureau (par exemple parce qu’ils auront été contraints d’opter pour une solution moins avantageuse que celles proposée par leurs propres fournisseurs). De plus, un retard dans le remboursement des notes de frais risque fortement d’irriter les employés responsables des voyages.
Impact sur l’image de l’entreprise: Enfin, une mauvaise gestion du budget allouée aux voyages professionnel risque fortement d’avoir un impact négatif sur l’image générale que porte l’entreprise auprès ses clients et partenaires commerciaux. En effet, si celle-ci est incapable d’assurer une bonne gestion interne elle risquera fortement son image externe.
Les erreurs à éviter dans la gestion des frais de voyage professionnel : les pièges courants et les bonnes pratiques à mettre en place
Pièges courants: Les erreurs courantes qui peuvent être commises lors de la gestion des voyages professionnels sont souvent liés à un manque d’information ou à une mauvaise communication entre les salariés concernés et le service comptabilité. Les erreurs courantes incluent notamment un remboursement insuffisant ou trop important par rapport au montant engagée durant la mission (car pas assez informations fournies), un retard dans le remboursement (car pas assez de documents fournis) ou encore une mauvaise gestion des dépenses liées à la TVA.
Bonnes pratiques: Pour éviter les erreurs courantes citées précédemment, il est important que les entreprises mettent en place des règles claires et précises quant aux modalités de remboursement et d’organisation des voyages professionnels. Les professionnels de la comptabilité devront aussi veiller à ce que les salariés concernés soient bien informés quant aux règles en vigueur et qu’ils aient accès aux outils nécessaires pour faciliter leur travail (logiciel de suivi des notes de frais, outils de gestion de la TVA, etc.).
Conclusion : comment gérer efficacement les frais de voyage professionnel pour optimiser les dépenses et améliorer la performance de l’entreprise.
Les frais de voyage professionnel peuvent représenter une part importante des dépenses engagées par une entreprise. Il est donc essentiel que cette dernière mette en place des règles strictes et un système efficace pour gérer ces dépenses afin d’optimiser le budget et d’améliorer la performance globale de l’entreprise. Pour cela, il est conseillé d’utiliser des outils de suivi, de négocier avec ses prestataires et de respecter scrupuleusement les règles fiscales et comptables applicables aux voyages professionnels. La maîtrise des coûts liés aux voyages professionnels est essentielle pour assurer la bonne santé financière et l’image de l’entreprise.